脱毛サロンやエステでカード決済が使えない、売上が予定日に振り込まれないときは、まず決済会社からの通知を開きます。決済機能の停止、特定取引の確認、振込保留では必要な対応が異なります。
サロンだから一律に利用停止になる、回数券を一度決済すると即座に停止になる、とは断定できません。通知に書かれた対象と、実際に販売した契約の内容を照合するところから始めます。
最初に通知と管理画面で確認すること
表は横にスクロールできます。
| 確認項目 | 記録しておく内容 |
|---|---|
| 制限の範囲 | 新しい決済を受けられないのか、振込だけが保留なのか |
| 対象の取引 | 日時、金額、取引番号、決済ブランド |
| 求められた資料 | 契約書、商品説明、施術の提供記録など、通知で指定されたもの |
| 回答期限・窓口 | 返信方法、提出期限、問い合わせ番号 |
| 入金の案内 | 保留対象額、解除条件や今後の連絡予定 |
個人情報を含む資料は、決済会社が指定する窓口へ提出します。SNSへの掲載や、無関係な営業窓口への送付は避けてください。
通信障害と利用制限を取り違えない
アプリの通信エラーだけであれば、ネットワークやサービス障害の確認が先です。一方、利用制限の通知が届いている場合は、端末の買い替えや回線変更では解消しません。取引を繰り返す前に、管理画面の案内を確認します。
コース・回数券の条件を契約単位で整理する
確認用に、販売したコースの総額、有効期間、施術内容、関連商品の料金、提供済み回数と未消化回数をまとめます。
Squareの公式案内には、エステ等で一定の金額・期間内のコースを受け付けられる条件があります。たとえば3万円・有効期間2週間というだけで、すべて原則不可になるわけではありません。カードブランド別の審査や、ほかの取扱条件も確認します。
法律上の「特定継続的役務提供」と、決済会社が受け付ける取引の範囲は別です。金額・期間ごとの整理はサロンの回数券・コース契約の決済条件を参照してください。Airペイなどの条件をSquareへ、Squareの条件を他社へ、そのまま当てはめることはできません。
顧客へ案内する前に、支払い済みかを照合する
カード決済が成立しているのに、店舗への振込だけが止まっている場合もあります。その状態で現金の再支払いを求めると、二重請求になりかねません。
- 取引履歴とお客様の支払い状況を照合する。
- すでに受け付けた代金と、これから受け付ける会計を分ける。
- 未提供の施術、予約、返金相談がある契約を一覧にする。
- 取消・返金が必要な場合は、決済会社の指定手順を確認する。
売上保留中だからといって、返金用に別口の送金や別カードの決済を独断で組み合わせないようにします。顧客との契約上の対応と、決済会社からの入金確認を並行して進めます。
決済会社に問い合わせるときの伝え方
「いつ解除されますか」だけでなく、次の情報をまとめると、確認対象を共有しやすくなります。
- 通知の件名と受信日、加盟店番号、問い合わせ番号。
- 対象商品の説明と契約総額・期間。
- 提供済みの施術と未提供分が分かる記録。
- 求められた資料の提出状況。
- 継続して受け付けてよい取引と、返金方法についての質問。
解除日や保留期間は、個別の通知で確認します。根拠なく「半年待てば戻る」「他社へ申し込めば当日解決する」と予定を組まず、当面の支払い予定は売上・入金管理で分けて整理します。
決済の再開とPOSの見直しは別に進める
新しい決済サービスを検討する場合も、業種・コース内容を正確に申告し、利用できると確認された範囲で受け付けます。実際には長期コースを契約しているのに、金額だけを分割して都度払いと呼び替える対応は避けてください。
POSは顧客情報や残回数、施術履歴を管理するための道具です。役務管理に対応したPOSを購入しても、そのコースのカード決済が承認されるわけではありません。
残回数と決済履歴が別々で追えなくなっているなら、必要な記録を一覧にして、サロン向けPOSの選び方で管理機能を比較します。決済会社への回答資料として何が必要かも、先に確認してください。
コース残数や施術履歴を管理するPOSを比較する場合
サロンの顧客管理・コース消化記録に必要な機能を、POS比較窓口へ相談できます。決済会社の審査や保留解除を代行・保証する窓口ではありません。
再開後に残す運用ルール
取扱いを認められたコース、利用可能なブランド、返金窓口、契約書類の保存先をスタッフ間で共有します。新しいコースの販売や有効期間の変更時は、既存の承認範囲に収まるかを見直します。
決済を再開できても、保留中の売上が同時に振り込まれるとは限りません。対象取引ごとに入金・返金の状況を追い、顧客対応の記録も残しておきます。